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5 giugno 2016

Come usare PowerPoint: 10+1 funzionalità avanzate per slide super efficaci

Come funziona il programma per la realizzazione di slide più utilizzato al mondo?

Quante volte hai pensato “maledetto PowerPoint”? Powerpoint è un amico o un nemico? Ecco alcune funzionalità che te lo faranno rivalutare, aiutandoti a gestire in maniera più veloce il lavoro di creazione delle presentazioni, soprattutto se lo stai facendo in modo non convenzionale e creativo.

Queste funzionalità si trovano tutte nella versione di Microsoft Office PowerPoint 2011: è possibile che in versioni precedenti alcune di queste opzioni siano assenti.

1. Modifica dello Schema Diapositiva

Quando apriamo PowerPoint ci viene chiesto di scegliere un modello: possiamo scegliere uno dei template standard  e elaborati (scopri perché evitare i template) oppure il primo, quello semplicemente bianco. Ma a prescindere dalla nostra scelta, successivamente possiamo cambiare il modello a nostro piacimento e, in questo modo, crearne uno personale.

Come si fa?

Andiamo alla scheda “Temi” e clicchiamo su “Modifica schema diapositiva”.

cambiare-schema-powerpoint

A questo punto potremo impostare sfondi diversi per diversi formati di diapositive, modificare il layout delle singole diapositive, personalizzare i font oppure aggiungere il nostro footer personale.

modifica-schema-diapositiva

Chiudendo lo “Schema diapositiva” troveremo i nuovi formati di slide disponibili per la nostra presentazione. In questo modo possiamo evitare i template standard ma allo stesso tempo risparmiare tempo.

2. Casella di testo predefinita

Vogliamo dire a PowerPoint che ogni nuova casella di testo dovrà avere un determinato stile? Niente di più facile. Creiamo una casella di testo con le caratteristiche desiderate, dopodiché la selezioniamo e con il tasto destro clicchiamo su “Imposta come casella di testo predefinito”.

powerpoint-testo-predefinito

Da questo momento in poi, ogni nuova casella di testo avrà lo stile che abbiamo selezionato.

Possiamo anche applicare lo stile di formattazione di una casella di testo ad un’altra, tramite un solo click. Basta selezionare la casella che vogliamo prendere come modello, cliccare su “Copia formattazione” e selezionare la casella di testo che vogliamo formattare come da modello. La casella selezionata acquisirà immediatamente lo stile precedentemente copiato. Il tasto “Copia formattazione” è il pennello che troviamo prima della freccia “Torna indietro”.

copia-formato-powerpoint

3. Disponi elementi

Questa è la funzione che più di tutte preferisco perché mi permette rapidamente di modificare l’ordinamento degli elementi all’interno della diapositiva.
Cliccando su “Disponi” e poi su “Riordina oggetti” possiamo modificare la posizione degli oggetti, dal primo piano alla sfondo, in maniera semplice ed intuitiva, evitando di fare troppi click. Riordina oggetti è disponibile anche semplicemente cliccando sulla diapositiva con il tasto destro.

disponi-elementi-powerpoint

Sempre all’interno del menù “Disponi” troviamo altri tool utilitissimi come “Ruota o capovolgi” e “Allinea”.

4. Modifica il colore delle immagini

Se ci sono immagini che vogliamo vivacizzare, possiamo evitare di utilizzare un software esterno e farlo direttamente all’interno di PowerPoint. Selezionando l’immagine e cliccando su “Ricolora” possiamo  scegliere la saturazione del colore, la tonalità del colore oppure ricolorare completamente l’immagine. Può essere utile utilizzare anche la funzionalità “Correzioni” che si trova proprio di fianco e che ci permette di controllare nitidezza, luminosità e contrasto.

powerpoint-modifica-colore

5. Riduci dimensioni file

Le presentazioni che contengono molte slide e molte immagini risultano eccessivamente pesanti. Tramite la funzione “Riduci dimensione file” che troviamo nel menù “File”, possiamo diminuire il peso del file portando la risoluzione a 96 dpi e rimuovendo le parti che abbiamo tagliato via e che quindi non stiamo utilizzando.

riduci-dimensioni-powerpoint

6. Inserimento dei video

Durante la nostra presentazione abbiamo bisogno di mostrare un video? Per visualizzarlo non è necessario spostarsi da PowerPoint, quello che bisogna fare è salvare la presentazione ed il video in una stessa cartella. A questo punto ci basterà trascinare il video in una diapositiva oppure cliccare sul menù “Inserisci” e poi “Filmato” ed il gioco è fatto.

inserimento-video-powerpoint

Possiamo modificare la dimensione del player del video ma anche il colore dello sfondo della diapositiva, aggiungere testi ed immagini, esattamente come una normale diapositiva.

Avendo salvato la presentazione ed il video nella stessa cartella, non correremo il pericolo che il video non sia più disponibile. Quindi se ad esempio dobbiamo fare una presentazione su un computer diverso dal nostro, dobbiamo salvare su questo computer l’intera cartella e avere l’accortezza di non modificare la posizione dei file durante gli spostamenti.

7. Formatta testo

Chi lo ha detto che i testi di PowerPoint non possono essere formattati come avviene invece con gli strumenti di grafica?

E se volessi rendere semi-trasparente un testo che si trova sopra un’immagine? Oppure volessi riempirlo con una trama o un’immagine? Cose da Photoshop? Non è vero, anche con PowerPoint puoi farlo. Clicca sul testo e apri il menù con il tasto destro, seleziona la voce “Formatta testo” ed avrai tutto un pannello di possibilità da gestire.

formatta-testo-powerpoint

Tra le possibilità più interessanti c’è quella di scegliere impostazioni avanzate per l’ombreggiatura, selezionare un riempimento del testo particolare (una trama, un’immagine), delle sfumature oppure delle trasparenze. Le stesse possibilità le troviamo anche per le forme, seguendo la stessa procedura e cliccando su “Formatta forma”.

8. Scontornare le immagini

Anche per eseguire questa operazione in molti casi non è necessario abbandonare PowerPoint: certo alcune volte il risultato potrebbe non essere ottimale ma vale la pena provare, soprattutto se lo sfondo dell’immagine è abbastanza omogeneo.

Selezioniamo l’immagine e clicchiamo su “Rimuovi sfondo”, ci verrà chiesto di spostare la selezione fino al punto che vogliamo includere nello scontorno.

scontornare-immagini-powerpoint

9. Gestire l’interlinea

Quando utilizziamo diversi font o dobbiamo posizionare il testo in armonia con altri elementi, gestire l’interlinea diventa di fondamentale importanza affinché la nostra presentazione non risulti monotona.

Possiamo modificare l’interlinea delle singole caselle di testo con un semplice click sul pulsante apposito che è possibile vedere nell’immagine.

modificare-interlinea

10. Correzione ortografia

Il classico strumento del pacchetto Office c’è anche su PowerPoint, usiamolo! Basta cliccare sul menù “Strumenti” e poi “Controllo ortografia”. Certo ha dei limiti ma ci offrirà un primo soccorso per i refusi più evidenti.

powerpoint-controllo-ortografia

Quali font abbiamo utilizzato?

Dobbiamo visualizzare le nostre slide su un altro computer ma abbiamo utilizzato diversi font non standard e non ci ricordiamo più quali sono? Possiamo scorrere slide per slide ed appuntarci i nomi di questi font, oppure andare nelle “Proprietà” (nel menù “File”) della presentazione e vederli tutti in un batter d’occhio.

font-diapositiva

Il segreto per migliorare più velocemente

In questo articolo ti ho mostrato come sia possibile utilizzare delle funzioni di Powerpoint per rendere più creativa la nostra presentazione e per velocizzare il lavoro. Questo è già un buonissimo punto di partenza ma per realizzare delle slide veramente efficaci hai bisogno di imparare a gestire in maniera corretta tutti gli elementi della slide. Studiare tutte le regole e i principi del Presentation Design ti aiuterebbe in questo senso ma potrebbe risultare estremamente faticoso.

C’è una strada molto più semplice per ottenere risultati già nell’immediato: imparare a ragionare come ragiona il nostro pubblico, o comunque chi si trova davanti a una determinata slide. Che effetto hanno le dimensioni, i colori, le immagini che scelgo? Imparare a riconoscere i meccanismi di decodifica e interpretazione che avvengono in ognuno di noi, in maniera più o meno consapevole, quando ci troviamo di fronte a una presentazione è la chiave per accelerare il miglioramento e cambiare subito il proprio modo di fare slide.

Prima di occuparmi di presentazioni con Notemplate, lavoravo in un settore diverso in cui mi capitava spesso di tenere corsi e partecipare ad eventi che richiedevano l’utilizzo delle slide. Ovviamente ero presa dal mio lavoro e non avevo abbastanza tempo per studiare il Presentation Design e perfezionarmi come avrei voluto: sono stati necessari diversi anni per arrivare a una consapevolezza adeguata su cosa si intendesse per efficacia di una slide. Per questo motivo capisco che quando il nostro lavoro non è creare presentazioni, è difficile trovare il tempo necessario per “specializzarsi” anche in questo campo. L’attenzione inevitabilmente deve essere data in maniera prioritaria ai contenuti da produrre e inserire nella slide, al lavoro, ai clienti e a tanto altro!

Per permettere, anche a chi non ha molto tempo, di vedere subito dei cambiamenti nelle proprie presentazioni, ho pensato di evitare di fare un libro di migliaia di pagine piene di testo, ma di condensare in poco più di 130 pagine, ricche di immagini ed esempi, tutto il necessario per cambiare radicalmente il proprio modo di creare una presentazione. Il resto potrai approfondirlo in seguito, tornando nelle varie sezioni e cliccando sulle risorse, ma intanto avrai uno strumento che si legge in poche ore, in grado di metterti subito in condizione di aumentare l’efficacia della tua prossima presentazione.

L’ebook è pensato per accompagnarti in maniera dolce, ma estremamente rapida, a sviluppare un occhio per il design efficace e a capire le esigenze di chi guarda una presentazione: la stessa struttura del manuale ti insegnerà silenziosamente come e quali contenuti mettere in evidenza per rendere le tue idee più fruibili. L’esposizione è semplice e la lettura scorrevole perché l’obiettivo è quello di produrre un cambiamento concreto nel minor tempo possibile.

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