Realizzare presentazioni efficaci: comunicazione più design

Passaparola!

Cambia il tuo modo di presentare!

realizzare presentazioni efficaci

La guida alla realizzazione di presentazioni efficaci: partendo dalla progettazione e dalla struttura alla creazione del design, con consigli, esempi pratici e tool indispensabili per il mestiere. Comincia da dove preferisci.

Tavola dei contenuti

Piccola introduzione

Ho pensato che fosse l’ora di riordinare gli appunti su un HTML pulito e spazioso per condividere e fissare qui alcuni principi del design delle presentazioni. A prescindere dallo strumento che userai, questa piccola guida potrà esserti utile per capire come organizzare al meglio i contenuti della tua presentazione e offrirli al pubblico in maniera piacevole e interessante applicando la formula magica per il successo di una presentazione: educare, intrattenere, ispirare.

In questa guida io ho immaginato un percorso ideale dalla sostanza alla forma. Si inizia con un focus sui contenuti e la struttura per arrivare alle indicazioni grafiche e agli strumenti pratici per la realizzazione della tua presentazione. Sentiti libero di approfondire solo gli aspetti che più ti interessano. 

Troverai anche le motivazioni necessarie per indurti a cambiare il tuo modo di pensare alle presentazioni e passare da un approccio tradizionale, didascalico e poco efficace, ad uno più innovativo, emozionale e basato sul significato.

Se stavi pensando che le tue presentazioni sono limitate dal software che usi per realizzarle, tanto per fare un esempio PowerPoint, sappi che con questa guida ti ricrederai e scoprirai che non bisogna essere necessariamente dei grafici per creare delle presentazioni ad alto impatto visivo. Il software è soltanto uno strumento ma la presentazione la fanno le tue idee.

Hai presente Death by PowerPoint? Ormai siamo andati molto oltre.

Parliamo di me e del perché di questa passione. Se prima pensavo bastasse semplicemente concentrarsi sui contenuti, oggi ho capito che dei buoni contenuti rischiano di perdere efficacia se presentati senza una struttura comprensibile e facilmente registrabile dalla memoria. Senza una presentazione gradevole ed efficace.

Questi i principi e le motivazioni che ispirano questa guida. Ogni step ha la sue regole che, una volta apprese, possono essere anche infrante. Questo è il bello e la chiave è la sperimentazione. Ma anche cercare l’ispirazione da artisti del Presentation Design potrà aiutarti e migliorare e a diventare più creativo. La ricerca dell’originalità non è soltanto un vezzo da artisti ma esprime anche l’intensità della nostra passione:

La creatività è la naturale estensione del nostro entusiasmo! Florence Nightingale

Oppure come dice Valentina Falcinelli, amica che mi ha sostenuta molto alla nascita del progetto Notemplate:

Non farti prendere dalla frustrazione. Fatti prendere dall’entusiasmo.


 

Alla base: la Performance

 

Il primo passo è prendere consapevolezza degli errori comuni nell’approccio tradizionale alle presentazioni, sedimentati nella nostra mente e nella nostra cultura. Per cominciare a migliorare le tue presentazioni devi comprendere questi errori, affrontarli e correggerli.

Il primo errore è pensare che all’interno di una slide si debba scrivere tutto o forse anche di più di quello che si ha intenzione di dire a voce. Il secondo consiste nel pensare che una slide con poche parole sia una cattiva slide. Il pubblico non può leggere ed ascoltare contemporaneamente con la stessa attenzione, perciò inserire nella slide tutto quello che andrai a dire a voce è inutile e controproducente.

E poi alle persone non piace sentire il relatore ripetere le stesse cose scritte nella presentazione: scommetto che sarà capitato anche a te di fare questo pensiero durante una presentazione in cui lo speaker leggeva, pari pari, il testo inserito nelle slide.

Tutti questi errori nascono da una sbagliata valutazione di base e cioè quella di credere che una presentazione sia l’equivalente di un documento: niente di più sbagliato! Per fare documenti ci sono altri strumenti ed altri formati (per esempio Word) e, a differenza delle presentazioni, i documenti sono pensati per essere fruiti anche senza uno speaker.

presentazione powerpoint documento

Le slide devono essere un supporto visivo alle tue parole e non contenere la ripetizione fedele del tuo discorso. La funzione della diapositiva è quella di mettere lo spettatore in condizione di vedere quello che viene detto. Per semplificare: si tratta di un prodotto più vicino al cinema che ad un documento.

Inserisci un concetto per slide: se riempi una diapositiva con troppe informazioni, il pubblico non saprà su quale focalizzarsi. Scoprirai che un utilizzo ponderato dei testi ti permetterà di essere più originale e interessante durante lo speech. Anche l’eccessivo uso di avverbi e aggettivi potrebbe risultare ridondante: non offrire subito tutto il contenuto nella slide, lascia che siano le tue parole a completarlo

Devi capire che le slide non devono raccontare tutta la storia senza di te, non devono poter vivere da sole. Tu devi essere indispensabile. Ricorda che il protagonista sei tu ed il pubblico vuole vedere ed ascoltare te, prima delle tue slide.

I migliori speaker preferiscono ridurre al minimo le parole nella presentazione, accompagnando le slide che vengono fornite al pubblico alla fine della relazione da un testo contenente un riassunto di quello che è stato detto. Se hai bisogno di lasciare l’intero discorso al tuo pubblico crea due versioni delle slide, una da inviare o consegnare al termine della presentazione ed una da utilizzare sul proiettore durante la presentazione. In quest’ultima dovrai ridurre al minimo la parte verbale. Lo so, è un duplice sforzo ma la tua presentazione ne trarrà un immenso beneficio risultando molto più coinvolgente.

Queste sono le basi. La loro comprensione ti porta già a fare il primo piccolo – ma fondamentale – passo verso il miglioramento delle tue presentazioni.

Certo, con delle slide senza testo sarà più facile dimenticare qualcosa del discorso che avevi preparato: se utilizzi PowerPoint potrai aiutarti con le note, del testo nascosto che durante la presentazione visualizzerà solo il relatore tramite la modalità Visualizzazione Relatore. L’avevi mai usata? Uno strumento indispensabile quando non si ha il tempo necessario per memorizzare in anticipo tutto il discorso.

presentazioni relatore

Se ancora non la conosci, puoi scoprirne il funzionamento nella guida di Office: Informazioni sulla visualizzazione relatore.

Tu vuoi che il tuo speech sia coinvolgente, memorabile, avvincente e non didascalico. Per ottenere questo risultato è indispensabile che cominci a pensare alla tua presentazione in pubblico non semplicemente come una lezione ma come una performance, inserendo tra gli ingredienti anche una buona dose di intrattenimento.

presentazione efficace performance

Mentre tu desideri che il tuo pubblico non si annoi, la lotta per l’attenzione diventa sempre più difficile: a complicare le cose subentra il fatto che oggi le persone non sono costrette ad ascoltarci, anche se fisicamente presenti. Possono guardare lo smartphone e leggere le mail, twittare, chattare, usare i Social Network. Anche per questi motivi non puoi ignorare la natura di performance del tuo speech.

Pensare che quando sei sul palco, di fronte a una platea, sei l’attore di una Performance - e non un semplice relatore – è il giusto approccio al nuovo modo di fare le presentazioni. Sarai l’artefice di uno show che vuole stupire, piacere ed emozionare perché è attraverso le emozioni che si fissa il ricordo. Ce lo spiega bene (ed in maniera molto umoristica) il Presentation Guru Garr Reynolds durante il TEDxKyoto 2012: Story, Imagery, & the Art of 21st Century Presentation.

Quindi non partire con l’idea di realizzare una presentazione normale, accettabile ma punta in alto. L’obiettivo, fin dal principio, deve essere quello di realizzare una presentazione eccezionale e memorabile, altrimenti ti accontenterai del primo risultato senza esercitarti a fare meglio.

Nei prossimi capitoli andremo a vedere come si crea una presentazione che trasmetta significato invece di informazioni, che emozioni invece di annoiare, che risulti persuasiva invece che caotica.

Una presentazione che sappia raccontare storie mantenendo una sequenza logica. Che sappia utilizzare in modo attivo – e non decorativo – le immagini. Che sappia fare a meno del superfluo, mantenendo il focus sui concetti importanti.

Una presentazione  che riesca a riflettere in maniera appropriata la tua passione e il tuo valore, perché quello che desideri è che le persone comprendano e ricordino quello che hai voluto trasmettere loro ma che si ricordino positivamente anche di te, perché non hai lasciato loro solo dati e nozioni ma anche emozioni e significato.

Intrattenere il pubblico corrisponde a farlo sentire speciale e di riflesso a rendere speciale la tua presentazione.

Le persone non ricordano esattamente ciò che hai fatto e ciò che hai detto, ma si ricorderanno per sempre come le hai fatte sentire. Maya Angelou

 

Per approfondire l’argomento e capire nel dettaglio come trasformare la tua presentazione in una performance ti consiglio di leggere l’esaustivo articolo Delivering an effective presentation di University of Leicester. Vengono affrontati nello specifico diversi aspetti come il contatto visivo, la posizione del corpo, la voce e il respiro.

Se sei nervoso per la riuscita della tua presentazione, anche il tuo pubblico lo sentirà. In questo caso può esserti utile leggere l’articolo 6 Steps to Overcome Presentation Performance Anxiety del blog di Duarte.

Se invece non pensi che tutte le presentazioni debbano essere delle performance, allora leggendo l’articolo Business presentations – don’t take performance too far potrai capire in cosa una presentazione assomiglia ad una performance ed in cosa invece se ne discosta. Servirà a ridurre il fattore ansia e a chiarire i tuoi dubbi.

Per questa prima parte teorica puoi affiancare la lettura di Presentation Zen di Garr Reynolds e Resonate di Nancy Duarte.

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Preparare, progettare

 

Ora che hai capito quali sono gli errori da correggere e quale deve essere l’approccio per realizzazione presentazioni efficaci, possiamo concentrarci sulla primissima fase: quella di brainstorming, progettazione e creazione di una struttura.

Ogni presentazione va prima progettata, solo dopo si potrà passare alla realizzazione tramite un software. Se sarai bravo in questa fase, le fasi successive ti sembreranno molto più semplici.

Come cominciare?

Si inizia con il fare Brainstorming lontani da desktop e tastiere. Procurati un foglio ed una penna, siediti e comincia ad appuntarti tutte le informazioni che vorresti inserire nella tua presentazione, anche in modo disordinato. Quando senti che hai terminato, rileggile e cerca di estrapolare dalla massa, un’idea principale che vuoi riuscire a far comprendere e memorizzare al pubblico. Questa idea deve essere immediatamente comprensibile, sintetizzabile in una breve frase e appetibile per il pubblico.

Perché non si comincia subito al computer? Anche se potresti non essere d’accordo con me, un’ottima riflessione al riguardo ce la offre Nancy Duarte:

The best creative process requires stepping away from technology and relying on the same tools of expression we grew up with—pens and pencils. Quickly sketch lots of ideas. These can be words, diagrams, or scenes; they can be literal or metaphorical. The only requirement is that they express your underlying thoughts. The best thing about this process is that you don’t need to figure out how to use drawing tools or where to save the file. Everything you need you already have (and don’t say you can’t draw; you’re just out of practice). This means you can generate a large quantity of ideas in a relatively short amount of time. Da Presentation Zen: How to Craft a Presentation with Messages that Stick

Per raggiungere ottimi risultati devi avere ben chiaro, ancora prima di metterti al computer, cosa vuoi trasmettere alla fine della tua presentazione. Non bisogna mai cominciare a realizzare le slide senza aver stabilito con precisione quali concetti vuoi che il tuo pubblico ricordi alla fine della tua presentazione.

Quindi isola un concetto, il tuo Takeaway, e renderlo memorabile sarà l’obiettivo principale della tua presentazione.

Puoi definire il tuo obiettivo con una sola frase? Allora hai fatto centro.

Qualcuno pensa che questo valga solo per un certo tipo di presentazioni, tipo quelle in stile TED, oppure per quelle presentazioni fatte per convincere un investitore o vendere qualcosa. Ma non è vero. Le stesse regole valgono anche quando ci troviamo di fronte ad una presentazione tecnica che ha come fine quello di istruire o informare. Infatti, anche quando siamo alle prese con una presentazione formativa ci interessa produrre un cambiamento nella percezione o nel comportamento del nostro pubblico: a questo punta un insegnamento efficace.

Quando avrai stabilito l’idea guida della tua presentazione, rileggi tutti gli appunti che hai scritto e cerca di riorganizzarli in modo che ogni elemento, ogni parte della tua presentazione ti aiuti a comunicare la tua idea nel modo più lineare e potente possibile.

Ricorda che non devi semplicemente trasmettere dati e informazioni, devi trasmettere significato. 

Ordinare le informazioni ti aiuterà a tessere il filo logico della presentazione e a creare una struttura simile ad una storia, con un’introduzione, una parte centrale ed una conclusione. Subito dopo puoi cominciare a creare uno storyboard di quello che conterranno le singole diapositive oppure, se ti senti pronto, puoi passare direttamente al computer e cominciare a creare il tuo prodotto.

Focalizzati su ciò che funziona meglio e non su ciò che è di più facile realizzazione.

The problem with slideware applications—PowerPoint, in particular, because it’s been around longer and influenced a generation—is that they have, by default, guided users toward presenting in outline form with subject titles and bullet points grouped under each topic heading. This is similar to the good ol’ topic sentence in a high school composition class. It seems logical enough, but it is a structure that makes the delivery of the content utterly forgettable for the audience. Storyboarding can help. If you take the time in this part of the preparation stage to set up your ideas in a logical fashion in storyboard format, you can then visualize the sequential movement of your content narrative and the overall flow and feel of the presentation. Da Presentation Zen: How to Craft a Presentation with Messages that Stick

Ricorda sempre che ogni slide deve essere funzionale al raggiungimento dell’obiettivo stabilito e quindi non devono esserci né slide superflue né slide che vadano fuori tema creando percorsi di significato tortuosi. Non aver paura di eliminare tutto ciò che potrebbe creare confusione e ciò che non è pertinente con la comprensione del tuo messaggio finale.

Ricapitolando, proviamo a fare una scaletta dei passaggi:

  1. buttiamo giù una serie di appunti;
  2. estrapoliamo dagli appunti il messaggio principale;
  3. riordiniamo gli appunti in base all’obiettivo (una sorta di script);
  4. trasformiamo la lista in uno storyboard immaginando testi e immagini;
  5. spostiamoci al computer e passiamo alla realizzazione vera e propria.

Per la fase di storyboarding puoi stampare questo modello e riempirlo con i tuoi contenuti.

Le prime volte queste operazioni potranno sembrarti una perdita di tempo ma credimi, quando comincerai a vedere la qualità delle tue presentazioni migliorare considerevolmente, non ne potrai fare più a meno.

In questa fase abbiamo bisogno di essere ispirati e concentrati: se ti senti bloccato, abbandona tutto e riprovaci in un secondo tempo. Come succede in tutti i lavori creativi, se riesci a trovare il momento giusto risparmierai anche tempo.

Nella fase ancora precedente, quella di raccolta dati, strumenti come Evernote oppure Diigo possono esserti di grande aiuto. Sai che devi preparare una presentazione su un certo argomento? Comincia a collezionare idee, articoli, esempi, screenshot con uno di questi strumenti. Evernote è utile per l’archiviazione di oggetti multimediali diversi (link, immagini, video) mentre Diigo è ottimo per salvare le pagine web, assegnando tag e categorie per una migliore reperibilità.

Seleziona il materiale con cura perché sovraccaricare l’ascoltatore di informazioni potrebbe avere un effetto controproducente: sottolineare tutto è come non sottolineare niente. Inoltre ricordati che non dovrai sforare il tempo che ti è stato concesso, in caso contrario non farai una bellissima figura davanti al tuo pubblico e nei confronti di chi ha organizzato l’evento.

Aiuta le persone a memorizzare le parti salienti della tua presentazione elaborando delle intestazioni efficaci che diano enfasi ai contenuti più importanti. Pensa a frasi brevi ed orecchiabili; inserisci metafore e citazioni per rendere più incisivo il tuo messaggio. Se durante l’evento è presente un Live Tweeting, queste frasi semplici ma dense di significato incoraggeranno le persone a twittare quello che dici, aumentando la popolarità della tua relazione.

Leggere Planning an effective presentation di University of Leicester può aiutarti ad avere una visione più scientifica dei vari passaggi di cui si compone la pianificazione di una presentazione.

Altre risorse che possono essere utili in questa fase:

La prova del nove. Come capire se la struttura della tua presentazione è efficace?

Se riesci a illustrare la struttura della tua presentazione sia in 30 minuti, che in 15, che in 5, allora hai fatto centro. Significa che hai ordinato i concetti in maniera logica, fluida. Significa che a chi ascolta la presentazione arriverà un discorso coerente ed efficace, non dispersivo e facile da ricordare. Anche la semplicità è persuasione.


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Crea per il pubblico

 

Molto spesso le persone fanno l’errore di presentare ciò che sanno anziché ciò che il pubblico ha bisogno di ascoltare. Invece la tua prima preoccupazione deve essere quella di mettere il pubblico al centro: ottimizzare la Audience Experience.

Come prima cosa devi rispondere ad alcune domande:

  • Chi è il mio pubblico?
  • Perché è qui a sentire la mia presentazione?
  • Cosa interessa al mio pubblico?
  • Come posso parlare per ottenere fiducia e farmi capire?
  • Che tipo di conoscenze ha il mio pubblico sull’argomento?
  • Quali sono le maggiori preoccupazioni del mio pubblico? Quali i suoi dubbi?

Riuscire a cucire la presentazione sul tuo pubblico è uno dei fattori di successo di una presentazione.

Sarà più facile individuare quali sono le cose importanti per chi ti ascolta se durante tutta la realizzazione della presentazione avrai sempre in mente l’immagine del tuo pubblico che mentre parli si starà facendo la domanda: ma io, cosa ci guadagno?.

Devi anticipare le domande del pubblico. Sarai facilitato in questo compito se riuscirai a costruire un modello mentale della tipologia di persona che sarà ad ascoltarti e che potrà trarre benefici dalla tua presentazione.

Quando non sai bene chi sarà il tuo pubblico devi prendere delle precauzioni. Crea una presentazione che soddisfi diversi tipi di pubblico. Se il tuo intervento è formativo e non sai se la tua sala sarà popolata da principianti o esperti, cerca di calibrare la tua presentazione inserendo sia informazioni basilari che alcune chicche riservate a chi ha già una conoscenza avanzata dell’argomento. Lo stesso meccanismo vale, ad esempio, se non sai se avrai una sala con più manager o più operatori del settore; se non sai se tra il pubblico ci saranno più persone che già ti conoscono oppure se la maggioranza delle persone non sa ancora chi sei. E così via.

L’intento di una presentazione è quello di gratificare il pubblico: ricordalo sempre. Per questo motivo stai alla larga da qualsiasi atteggiamento autoreferenziale. Sarà la tua bravura a confermare i tuoi meriti.

presentazione efficace powerpoint

Il relatore diventa un supereroe che deve migliorare la vita o il lavoro del suo pubblico. Devi essere capace di rispondere a delle esigenze reali, di risolvere problemi concreti. Di avvicinarti il più possibile al linguaggio del tuo pubblico e di entrare nel vivo dell’esperienza di chi ti sta di fronte proponendo un linguaggio e degli esempi che per il tuo pubblico sono famigliari e rilevanti.

Come buon relatore dovrai cercare di portare il tuo pubblico a “dire sì”. Come prima cosa diagnostica il problema (o i problemi) del tuo pubblico. Dopo cerca di dimostrare concretamente come puoi risolverli e quindi qual è il guadagno per chi ti ascolta. In questo senso devi personalizzare la tua presentazione portando gli ascoltatori a sentirsi i veri protagonisti.

Un chiacchierone è chi vi parla degli altri, un noioso è chi vi parla di se stesso; un interlocutore brillante è chi vi parla di voi. Lisa Klirk

Ma questo non basta. Ci sono due aspetti che secondo me non vanno assolutamente trascurati:

  • Trasmettere entusiasmo: se non sei tu il primo ad essere eccitato, nemmeno il tuo pubblico lo sarà. Anche se non ti senti in forma, se è una tipica giornata no, dovrai sforzarti di sembrare al massimo delle tue forze. E sorridere.
  • Essere completamente presente. Non puoi permetterti il lusso di deconcentrarti: le persone si aspettano il massimo da te.

Apparentemente sembrano cose banali ma ho visto che non sono così scontate. Io le ritengo molto importanti in quanto sono indicatori del rispetto che lo speaker ha verso il suo pubblico.

Semplifica per amplificare.

Utilizzare un linguaggio chiaro e diretto, ti permetterà di arrivare più facilmente a diverse tipologie di pubblico. Un ottimo esempio è quello di Steve Jobs che durante la presentazione dell’iPod non lo descrive dicendo che aveva 5GB di memoria, ma più semplicemente (ed efficacemente) dicendo che l’iPod avrebbe permesso di avere “1000 canzoni in tasca”.

Ti sei mai chiesto come si muova la curva dell’attenzione del pubblico durante una presentazione? L’attenzione è maggiore all’inizio e alla fine, mentre nella parte centrale si abbassa vertiginosamente.

efficaci presentazioni

Fonte immagine: www.efcats.org/Give+Successful+Oral+Presentation.html

Essere consapevole di questo andamento è importante, ma lo è ancora di più cercare di creare delle ancore per l’attenzione del nostro pubblico durante tutta la durata della presentazione: anche questa capacità rientra tra le skills di un buon relatore. Alcuni strumenti per tenere alta l’attenzione del tuo pubblico sono le citazioni, le metafore, le storie, le domande e i giochi di parole.

Per approfondire l’argomento ti consiglio la lettura di due articoli non troppo lunghi ma efficaci: Tailoring Your Presentation to Your AudienceKnow your audience and what it takes to persuade, inspire and motivate them.

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Apertura e chiusura

 

L’inizio e la fine della presentazione sono i momenti più importanti: come hai visto è qui che si concentra l’attenzione del pubblico e qui che si gioca gran parte della partita. È importante fare una buona prima impressione poiché le sensazioni innescate nel pubblico all’inizio dello speech influenzeranno la percezione dell’intera presentazione. 

Come inizio la mia presentazione? Cosa dirò al pubblico per fare colpo nei primissimi secondi? Mi presento oppure no?

Per una presentazione personale ad effetto c’è bisogno di una buona dose di autoironia. Ma non ti preoccupare perché, se anche tu come me, non sei bravo a presentarti allora puoi optare per la creazione di una slide iniziale che contenga il tuo nome ed i tuoi riferimenti da far scorrere molto velocemente per passare all’introduzione vera e propria del tuo speech.

Ad esempio, la slide di presentazione seguente è allo stesso tempo molto semplice e originale.

esempio presentazione

Se per il tuo speech è previsto un Live Twitting allora non dimenticare di inserire il tuo nickname di Twitter e l’hashtag da utilizzare.

Per esperienza personale, le presentazioni con un inizio ben strutturato ed efficace riescono meglio. Un inizio incerto potrebbe ripercuotersi su tutta la presentazione, bloccando sia te che il pubblico. La cosa migliore è ripetere varie volte almeno l’inizio per essere sicuri di andare spediti.

L’unica parte da memorizzare parola per parola sono i primi 5 minuti, l’introduzione.

Spiegare subito “il perché” quello che andrai a dire è importante per il pubblico è una buona strategia per far capire al pubblico l’importanza di seguire con attenzione tutto il resto della presentazione. Il mio consiglio è di fare una brevissima presentazione di sé, senza usare toni autoreferenziali, e poi partire subito con un breve discorso che riesca a far comprendere al pubblico l’utilità dei contenuti che andrai a mostrare, che riesca ad innescare il loro interesse e a motivare la loro attenzione. Di nuovo pensa alla domanda che il pubblico si sta facendo: Perché è importante per me? Che cosa ci guadagno?

Chi ha un perché abbastanza forte può superare qualsiasi come. Friedrich Nietzsche

Un buon perché deve fare leva sull’esperienza del pubblico mostrando in maniera concreta come la presentazione potrà essere d’aiuto per la vita o il lavoro. Con un buon perché tu otterrai fiducia mentre il pubblico comprenderà l’utilità dei tuoi contenuti. Quindi in questa fase si deve condensare quanto detto nel capitolo precedente riguardo all’esigenza di rispondere in anticipo a bisogni e obiezioni del pubblico. Ricordati: un buon relatore deve portare le persone a dire sì.

creare presentazioni efficaci

Di seguito una serie di idee per cominciare e concludere una presentazione: utilizza la tua creatività per individuare di volta in volta la strategia migliore tenendo a mente che un’idea proposta per cominciare potrebbe risultare efficace anche come conclusione e viceversa.

Strategie per cominciare una presentazione

Start with action.  Start with a story.  Start with an explosion – a metaphorical one.  But start right away.  Audiences today expect you to get right to the point. That’s the best way to start a speech. Nick Morgan in The Best Way to Start a Presentation

  1. Iniziare ringraziando il pubblico e l’organizzazione ti renderà immediatamente vicino e meritevole di ascolto.
  2. Fare una battuta per rompere il ghiaccio e connetterti con il tuo pubblico.
  3. Iniziare la presentazione parlando del futuro o del passato, istituendo differenze tra la situazione attuale e quella passata o futura: Prospective (looking to the future): “30 Years from now, your job won’t exist.” – Retrospective (looking to the past): “In 1970, Japan owned 9% of the market. Today, they own 37%.” 5 Powerful Ways to Open a Presentation
  4. Citare qualcuno o un proverbio. Ovviamente il contenuto della citazione deve essere in linea con l’obiettivo ed il tono della tua presentazione. A volte una citazione può essere sufficiente anche da sola ma nella maggior parte dei casi può essere più efficace arricchirla con una nostra re-interpretazione o aggiunta di significato. Usa le citazioni in maniera differente.
  5. Racconta una storia, un aneddoto che catturi l’attenzione del pubblico.
  6. Condividi qualcosa di straordinario: uno studio, delle statistiche (non banali, ma possibilmente “shocking”), un’immagine o un video importante per il messaggio della tua presentazione.
  7. Comincia con un “E se?”, “Cosa succederebbe se?”, “Provate a immaginare che”. Stimola l’immaginario del pubblico portandolo a pensare a qualcosa di completamente differente da quello che viene percepito come il pensiero ordinario.
  8. Focalizzati sul problema principale del tuo pubblico, descrivilo nei dettagli, cerca di entrare nei panni di chi ti ascolta e dopo anticipa la soluzione che mostrerai nella tua presentazione.
  9. Fai domande, sia dirette che indirette. Le domande possono essere retoriche, l’importante è che siano vicine all’esperienza del pubblico. Puoi scegliere di fare solo una domanda e chiedere una risposta diretta del pubblico; mentre se opti per domande retoriche allora puoi ottenere più effetto elencandone una serie. Le domande sono efficaci perché vanno a stimolare delle risposte da parte del pubblico che acquista un ruolo attivo nella creazione di significato.
  10. Usa un approccio contrario: afferma qualcosa di universalmente riconosciuto e poi vai contro il senso convenzionale di questa affermazione. Si tratta di iniziare con una provocazione che se ben realizzata può generare un altissimo coinvolgimento.

 

Letture consigliate:

Strategie per concludere una presentazione

 

Il finale di una presentazione è importante tanto quanto l’inizio: è l’ultima impressione che lasci al pubblico, quella che porterà a casa. Non puoi permetterti di improvvisare e lasciare che l’ispirazione ti giunga sul palco. Il messaggio finale della presentazione, come visto al capitolo sui preparativi, dev’essere chiaro fin dal principio ma devi trovare la forma giusta per comunicarlo. Qui alcune tecniche per veicolare il messaggio finale in maniera originale ed efficace.

  1. Ripeti le cose importanti (Takeaways finali) senza fare un semplice riepilogo degli argomenti trattati. Ricordati che devi trasmettere significato e non solo nozioni.
  2. Lancia una provocazione (anche sotto forma di domanda) e spingi il tuo pubblico ad interrogarsi ancora sui temi affrontati dalla tua presentazione.
  3. Chiudi il cerchio: riallacciati all’introduzione e chiudi in maniera coerente, con la conclusione, il discorso cominciato all’inizio.
  4. Ispira il pubblico con un contenuto fortemente emozionale (questa è la strategia che io preferisco).
  5. Anche qui possono funzionare bene le citazioni.
  6. Offri una serie di possibili soluzioni al problema cercando di comunicare in maniera efficace qual è quella giusta secondo te, quella che va a concludere in maniera coerente il messaggio della tua presentazione. Quindi una cosa del genere: “Possiamo fare x, possiamo fare y, ma è solamente con w che noi raggiungeremo il nostro obiettivo…”.
  7. Richiedi un’azione da parte del pubblico e stimola direttamente con una Call-to-Action il cambiamento di un atteggiamento.

 

Letture consigliate:

Presento una scaletta dei contenuti oppure no?

Questa è una delle domande che può darci del filo da torcere e come per tutte le cose non esiste una regola che valga sempre. Forse invece di fornire una scaletta iniziale, anticipando quello che andrai a dire, sarebbe meglio fornirne una riepilogativa finale per fissare meglio, alla fine, le cose che ritieni importanti. Il classico Takeaway.

 Il Takeaway finale (letteralmente quello che ti porti a casa) ci permette di ottenere più risultati contemporaneamente:

  • fissare nella mente del pubblico i punti del discorso che vogliamo assolutamente ricordino;
  • far percepire al pubblico che effettivamente durante la presentazione hanno imparato una serie di cose, dando così più valore alla presentazione;
  • lasciare una conclusione che sia d’ispirazione per i progetti futuri.

Il Takeaway può precedere l’utilizzo di una delle strategie conclusive presentate.

A volte una La scaletta iniziale rischia di anticipare tutta la presentazione privandola di parte del suo fascino, evitiamola per mantenere più viva la curiosità del pubblico. In alcuni casi c’è anche da chiedersi: perché sezionare un discorso che già fila liscio? La scaletta iniziale trovo sia utile solo in quelle presentazioni molto lunghe che affrontano argomenti molto diversi tra loro, difficilmente collegabili l’un l’altro.

Ricorda che il finale di una presentazione non può essere soltanto una slide con dei punti riepilogativi: che tristezza. Cerchiamo anche di aggiungere una frase ed un’immagine che abbiano effetto sull’immaginazione delle persone. Facciamoci ricordare non solo per una serie di punti ma per una grande idea.

Bisogna trovare il giusto bilanciamento tra informazione e ispirazione. Non può esserci solo informazione, questo è uno di quegli errori dell’approccio tradizionale che vanno assoutamente corretti.


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Come una storia

 

Niente muove le persone più di una storia. Anzi, diamo forma alle nostre esperienze proprio attraverso le storie! Per questo motivo la tua presentazione non potrà essere solo un susseguirsi di informazioni e dati ma dovrà necessariamente incorporare una storia. Ancora meglio, dovrà avere la struttura di una storia.

Ma perché le storie funzionano così bene? Le storie non sono semplici contenitori di informazioni o idee, ci sono anche le emozioni e le emozioni aiutano il ricordo. Le persone non vengono ispirate ad agire tramite la sola ragione ma la parte irrazionale, emotiva è forte perciò per creare una risposta emotiva abbiamo bisogno di una struttura narrativa.

storytelling presentazioni

Quindi le storie sono un potente strumento mnemonico:

  • fanno sì che le tue idee si sedimentino nella mente delle persone;
  • aiutano il pubblico ad identificarsi con i tuoi obiettivi e a farsi persuadere dalle tue idee.

Ma non tutti siamo Storyteller. C’è chi riesce a dare forma a storie con una struttura efficace in maniera spontanea e chi, come me, si deve sforzare di seguire una struttura precisa per non rischiare di raccontare una storia a metà, senza appeal.

Ci sono alcune semplici regole che ci aiutano nella strutturazione di una storia. Cominciamo con la prima: le storie devono avere un inizio, una parte centrale ed una fine. Spesso mi capita di assistere a relazioni in cui una storia viene cominciata per creare un breve momento di intrattenimento durante la presentazione, senza poi essere conclusa: che frustrazione per il pubblico. Lo stesso vale se pensiamo all’intera struttura di una presentazione come una storia: nella conclusione devi sempre in qualche modo riprendere e completare il discorso iniziato nell’introduzione.

Presentazione e storytelling

L’errore più comune è quello di saltare dall’inizio della storia alla fine, senza proporre un conflitto. Non c’è storia interessante senza un dramma, una qualche sfida da superare.

Per imparare a organizzare sotto forma di storie la tua presentazione, puoi leggere Structure your Presentation like a story di Nancy Duarte. Ti consiglio vivamente di scorrere anche la seguente presentazione che ci ripete quali sono gli elementi fondamentali di una storia (il conflitto, i personaggi, i dettagli, la struttura) e come strutturare i tre atti della narrazione.

 

Una lista di presentazioni strutturate come una storia dalle quali prendere ispirazione:

Risorse sullo Storytelling nelle presentazioni:

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Il design (intenzionale)

 

L’errore dell’approccio tradizionale è quello di pensare che il design di una presentazione sia solo la parte grafica e che abbia puramente una funzione ornamentale. Niente di più sbagliato!

Cosa si intende per design di una presentazione? Gli elementi che ne compongono la grafica, i colori, i font? Oppure fa parte del design anche la struttura, cioè quella che abbiamo visto finora?

Quando pensiamo al design di una presentazione, stiamo in realtà cercando la risposta alla domanda: Come posso visualizzare le mie idee per renderle memorabili ed accessibile per il pubblico? Quindi non parliamo solo di elementi grafici ma sono coinvolti molti più aspetti. 

Il design è un elemento attivo nella generazione di significato.

Anche il design ci aiuterà a dare forza alla nostra storia, a facilitare la comprensione e l’approvazione delle nostre argomentazioni. Il design è saper presentare in maniera efficace la struttura e il messaggio della nostra presentazione.

Molti di noi passano troppo tempo a preoccuparsi delle immagini, dei colori, dei font. A costruire elenchi, riempire le slide di dati e schemi, invece di pensare a come strutturare la storia affinché sia efficace ed appropriata per l’audience. Non è importante tanto la bellezza dei font o il colore del background. È importante che i testi, le forme e la struttura, aiutino a raggiungere l’obiettivo della presentazione.

Ogni elemento visuale all’interno della presentazione deve essere funzionale al raggiungimento dell’obiettivo finale così da diventare esso stesso un potente strumento di persuasione. In questo senso non è casuale ma intenzionale e svolge un ruolo importantissimo nella facilitazione della comunicazione.

L’importanza del design non risiede in un’esigenza puramente estetica ma comunicativa:

  • comprensione del messaggio;
  • generazione di significato;
  • attribuzione di enfasi;
  • ispirazione.

Il design stabilisce anche il tono della presentazione: professionale, scherzosa, drammatica… Quindi è come se fosse una seconda voce.

Ricorda sempre che una buona idea può essere resa inefficace da un cattivo design oppure da una cattiva narrazione.

A good set of slides won’t magically make your talk great. But a great talk is really hurt by terrible slides. Zach Holman

Con il design chiudiamo il circolo degli elementi più importanti della presentazione: la struttura, che ordina in maniera logica le nostre informazioni; la storia, che lega insieme la struttura in una forma vicina all’esperienza e alle emozioni del pubblico; il design, che rende tutto ciò accessibile per il pubblico nella maniera più immediata.

Ci sono regole da seguire? Fortunatamente si. Qualche limitazione aiuta a sviluppare la creatività, non la blocca. Ti aiuterà a ridurre la confusione grazie a metodo e stile.

Vediamo alcune semplici regole che ti aiuteranno a cambiare radicalmente il modo di creare il design delle tue presentazioni.

realizzare belle presentazioni

Semplifica per amplificare il messaggio.

1. Un design semplice è sempre la soluzione migliore. Devi essere capace di eliminare tutti gli elementi grafici superflui: in questo modo l’attenzione del pubblico potrà concentrarsi solo sulle cose veramente importanti.

Il design è anche saper prendere decisioni consapevoli su cosa includere e cosa escludere.

Good design is obvious. Great design is transparent. Joe Sparano

Perché un “grande design” non nasconde il significato ma è tutt’uno con il messaggio. Ricorda di non enfatizzare elementi non necessari come linee, forme e simboli che non giocano un ruolo chiave nel supportare il messaggio.

2. Se il messaggio è comprensibile utilizzando meno elementi, allora non c’è bisogno di utilizzarne di più.

realizzare presentazioni perfette

3. Una buona slide è una slide che si riesce a comprendere in pochi secondi. Non sovraccaricare di informazioni le tue slide perché in questo modo sarà più difficile per chi ti ascolta riuscire a memorizzarne le informazioni. La memoria a breve termine è fondamentalmente la capacità di elaborare e conservare una piccola quantità di informazioni allo stesso tempo, perciò le slide piene di testo finiscono per depotenziare il tuo messaggio in quanto rendono impossibile per il pubblico focalizzarsi su un concetto.

4. L’ideale è includere un punto per slide.

Facciamo un esempio. Mettiamo che tu abbia una serie di punti da affrontare in una parte della tua presentazione. In un documento normale, in un Word, questi punti potrebbero benissimo essere raggruppati in un elenco puntato per aiutare il lettore a scansionare un testo molto lungo, ma in una slide no. In una presentazione separerai i vari punti e svilupperai tante slide quanti sono i punti.

5. Evita gli elenchi puntati!

Nel 2007 in Really Bad PowerPoint Seth Godin scriveva:

The minute you put bullet points on the screen, you are announcing ‘write this down, but don’t really pay attention to it now.’ People don’t take notes at the opera.

6. Usa anche gli spazi vuoti per creare aria intorno a quelli che sono gli elementi più importanti. Anche gli spazi vuoti hanno un loro significato: aiutano la mente a focalizzarsi sulle cose importanti.

design presentazione

Adesso sei pronto per  guardare una presentazione che rivoluzionerà il tuo modo di realizzare slide. La seguente presentazione riassume quello che ti ho detto finora e ci introduce ai capitoli seguenti. Buona visione.

Altre presentazioni e letture consigliate:

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No Template!

 

Lascia stare i template, ti prego! Abbandonare i template è il primo passo da fare per cominciare a realizzare presentazioni più appetibili, anche graficamente. Invece, secondo il modo tradizionale di fare presentazioni, dovresti usare un modello unico per tutte le diapositive a prescindere dal contenuto.

NoTemplate! bisogna prenderlo come un comandamento. Utilizzando i template predefiniti, difficilmente riuscirete a realizzare presentazioni diverse, sensazionali, uniche. NoTemplate! è l’imperativo che ispira tutto questo progetto.

Già soltanto la parola template fa venire in mente qualcosa di standard, qualcosa di prodotto in serie. 

Scopriamo insieme tutti i buoni motivi per abbandonare i template per poi vedere come costruire da soli il proprio tema organizzando dei veri e propri format visivi che rispondano a specifiche esigenze comunicative.

Con un template standard, ogni slide è uguale alla precedente e dopo averne vista una ti sembra di averle viste tutte. Ma c’è qualcosa di peggio: la tua presentazione finirà con l’essere uguale a decine di presentazioni che ilpubblico ha visto. E questo è tutto il contrario di quello che si intende con la parola memorabile.

Inevitabilmente l’occhio si abitua al template e peggio si annoia. Ti ricordi la curva dell’attenzione? Sicuramente un template sempre uguale non ti aiuterà a tenerla alta. Peggio ancora, molto spesso template molto elaborati, invasivi, finiscono con il nascondere le informazioni invece che metterle in risalto.

Diventa l’artigiano della tua presentazione. Ad esempio, quando apro PowerPoint scelgo il primo template, quello bianco. Poi vado in modifica schema e aggiungo una slide nera. Elimino anche il contenuto preimpostato in modo che abbia una slide vuota. Solo dopo mi metto all’opera.

Abbandonare i template ti aiuterà a sviluppare uno stile unico che differenzi te e il tuo messaggio dagli altri.

Create your own visual style… let it be unique for yourself and yet identifiable for others. Orson Welles

Ti lascio al manifesto che ispira tutto il blog di NoTemplate: la prima volta che proverai a realizzare una presentazione senza partire da un template predefinito, ti accorgerai che non potrai più tornare indietro.

 

A questo punto ti starai chiedendo: ma se non utilizzo un template quali sono le alternative? Come ti ho accennato anche prima, puoi realizzare da te una base per le tue diapositive. Dopo aver scelto i colori chiave della tua presentazione, modifica lo schema della tua presentazione inserendo diversi sfondi predefiniti.

schema diapositiva powerpoint

Utilizzando PowerPoint il percorso è il seguente: > Temi > Modifica schema diapositiva. A questo punto elimina tutte le caselle di testo e di immagine che troverai di default sui diversi modelli dello schema e assegna ad ogni modello un colore specifico per lo sfondo che sai ti servirà durante la tua presentazione. Con il tempo imparerai ad attribuire ad ogni colore un significato. Così, ad esempio, utilizzerai la slide bianca per gli esempi, la slide nera per inserire delle riflessioni importanti e quella gialla per creare dei punti di rottura e inserire delle domande. Questa potrebbe essere una strada ma attraverso l’esercizio troverai la tua.

Non avere un template non significa lavorare a caso e lavorare necessariamente di più. Non dovrai reinventare tutte le volte il contenuto delle tue slide. Impara a ragionare in formati di slide: diversi design per le slide corrispondono a diversi contenuti.

Crea i tuoi formati principali (di solito viene spontaneo crearli mentre si vanno a realizzare le slide, non c’è bisogno che tu lo faccia in anticipo) e usali quando c’è bisogno.

Facciamo un esempio. Se ci sono diverse citazioni nella tua presentazione, nel momento in cui creerai la seconda slide contente la citazione non ricomincerai da capo: duplicherai la prima e la modificherai. In questo modo manterrai anche una coerenza espositiva che aiuterà il pubblico a comprendere il contenuto della slide anche dal suo design.

Il design diventerà un elemento di orientamento per il pubblico.

modello presentazione powerpoint

Ora la cosa comincia a farsi interessante, vero? Una volta stabilito il tuo stile e quello della tua presentazione, potrai automatizzare tanti passaggi, esattamente come con un template predefinito. Ma il risultato sarà decisamente diverso.

Facciamo un esempio con una presentazione più complessa che prevede ben 5 formati di slide. I formati che creeremo saranno direttamente il frutto della struttura della presentazione.

template powerpoint

Ecco un altro esempio di template creativo da 7 Tips to Beautiful PowerPoint:

template ppt

Nemmeno il tema più carino tra quelli predefiniti di PowerPoint può reggere il confronto con il nostro tema personale. Nell’immagine di sotto gli elementi grafici sono pura decorazione. In quello personale, invece, abbiamo potuto organizzare l’intera grafica in base all’intento della slide.

modello predefinito presentazione powerpoint

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Scegliere i colori

 

Adesso al tuo template personale mancano i colori. Come sceglierli?

Innanzitutto in base al tono e all’argomento della presentazione. Considera anche eventuali elementi di branding come i loghi. La scelta dei colori della tua presentazione deve essere influenzata anche da quella che è la psicologia dei colori.

psicologia colori nelle presentazioniL’argomento è vasto e molto interessante: pensa che l’interpretazione dei colori viene influenzata anche da aspetti culturali. Per approfondire queste tematiche ti lascio alcune risorse:

Dopo aver fatto tutte le necessarie considerazioni, potrai scegliere il tuo schema di colori. 

L’ideale è avere uno schema che vada da 3 a 5 colori. Solo uno sarà il colore principale che spiccherà e sarà il colore per i titoli oppure il colore predominante degli sfondi, o ancora degli elementi da mettere in particolare evidenza. Una volta scelto il colore principale potrai andare ad individuare gli altri colori.

Puoi optare per dei colori in armonia tra loro oppure ricercare il contrasto. Meglio se si riesce a fare entrambe le cose. Come scegliere i colori? Sicuramente non a caso. Ci sono degli strumenti specifici per la color inspiration che possono aiutarti a non fare errori.

Io preferisco Adobe Kuler, un semplice tool che mi permette di trovare in poco tempo la giusta combinazione di colori. Kuler permette di creare facilmente una palette partendo dal colore che hai scelto come colore principale della tua presentazione.

Vediamo come funziona: per prima cosa imposta il colore di base. Come? Adobe Kuler ha 5 colori, vai su quello centrale e modifica il codice RGB oppure quello HEX. A questo punto puoi giocare con le regole di colore pre-impostate nella ruota dei colori ed identificare rapidamente gli altri colori associabili.

scegliere colori presentazione

Puoi utilizzare questo strumento anche se non hai molte competenze in campo grafico. Ecco i miei suggerimenti:

  • Triade: trovare tre colori da abbinare al nero e al bianco non è mai stato così semplice.
  • Complementari: ottimi per uno schema con due colori in forte contrasto.

schemi colore presentazione

In una singola slide, utilizza un colore per lo sfondo e l’altro (o gli altri) per i testi. Oppure utilizza uno sfondo interamente bianco o nero, e gli altri colori per i titoli e gli elementi grafici della presentazione, cercando di esprimere attraverso i colori anche la gerarchia (o la diversa tipologia) degli elementi.

Un consiglio per andare sul sicuro? Se utilizzi un solo colore abbinandolo al nero o al bianco, sarai sicuro di avere un risultato elegante ed efficace. All’inizio puoi cominciare così.

Può esserti utile anche un’altra classificazione dei colori, oltre a quella che ne rispecchia la psicologia.

presentazione con colori caldi

I colori caldi sono energici e producono un forte impatto. Ottimi per creare contrasto.

I colori cool sono confortevoli e professionali. Con questi non puoi sbagliare.

Ci sono molti siti che offrono anche palette di colori già pronte, come ad esempio Colrd e Design Seeds. Se invece vuoi creare il tuo schema in autonomia, ecco alcuni tra i migliori tool di color inspiration:

Se vuoi comprendere meglio la teoria dei colori puoi leggere i seguenti articoli:

L’infografica che segue riassume molto bene le 10 regole più importanti da non infrangere se si vogliono utilizzare i colori in maniera efficace. Visita il blog di Designmantic per visualizzarla in una dimensione maggiore.

infografica presentazioni

Dal blog di SlideShare possiamo invece leggere un breve ma efficace articolo su come scegliere i colori nelle presentazioni: How to Choose the Best Colors for Your Presentations.

Facciamo un esempio per capire cosa funziona e cosa no con uno sfondo ed un testo, tenendo anche in considerazione la leggibilità dei nostri contenuti.

colori sfondo presentazione

Ricordati che lo schermo utilizzato nelle presentazioni tende a sbiadire il contenuto quindi evita un testo di colore chiaro su uno sfondo di colore chiaro perché anche se al computer ti sembrerà di riuscire a leggerlo bene, nel momento in cui sarà proiettato potrebbe risultare di difficile lettura.

Queste considerazioni ci portano, dritti dritti, al prossimo capitolo dedicato ai Font.

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Abbinare le font

 

Per quanto riguarda le font, la tua prima preoccupazione deve essere quella di permettere una facile lettura delle tue slide.
Devi essere sicuro che sia chi siede in prima fila che chi siede in fondo alla sala, riesca a leggere correttamente le slide sul proiettore senza fatica. Ricorda che sfondo e testo di colori molto simili, anche se si riescono a leggere bene da computer è molto probabile che non saranno ugualmente leggibili sul proiettore.

Perciò dimensione dei caratteri grande (25-30 px minimo) e colori del testo e dello sfondo in contrasto.
Quindi, quando parliamo di font, dobbiamo porre attenzione sia ai colori del testo che a quelli del background, sia alle dimensioni.

Quale font scegliere? Una font che sia di facile lettura. Inutile scegliere font troppo arzigogolate, quello che cerchiamo è l’immediatezza.

Non fare pasticci con le font. Anche qui, come per i colori, scegline solo alcune e conservale per tutta la presentazione. Il mio consiglio è di cominciare con uno schema di sole due font e poi, solo quando si sono compresi i ruoli delle due diverse font, si può anche aggiungere una terza font. Ma solo se c’è veramente bisogno! L’utilizzo di una terza font richiede un certo gusto e la capacità di selezionare in maniera efficace i termini sui quali porre enfasi. 

Perché è necessario scegliere più tipi di font? Non è obbligatorio scegliere più font, quanto invece imparare a creare un contrasto anche attraverso le font.

Assegna ad ogni font un significato in modo da creare una gerarchia tra i vari testi. Se usate nella maniera appropriata, le font ci aiutano a potenziare il messaggio della slide. Le font stabiliscono anche il tono della presentazione: elegante, scherzosa, innovativa, energica. Quindi, anche la tipologia di font deve essere coerente con il messaggio e con i colori.

Gioca con la tipografia. Questo è uno degli aspetti più difficili nella realizzazione della grafica di una presentazione perché dobbiamo scegliere delle font che rispettino contemporaneamente più requisiti:

  • due font che non siano troppo simili;
  • se una delle due font è molto particolare, l’altra dovrà essere molto semplice;
  • due font che, anche se diverse, abbiano lo stesso tono.

La tecnica di abbinare tra loro due font viene chiamata Font Pairing. I seguenti sono esempi di Font Pairing molto efficaci che ho preso dall’articolo Tips for pairing fonts in your designs, un’ottima risorsa per approfondire questo argomento.

esempi abbinamento font nelle presentazioni

Quindi, nella tua presentazione, ci sarà una font principale, per i titoli, e una font secondaria per i sottotitoli o per il corpo del testo. Prediligi un contrasto che dia un effetto piacevole.

Se invece utilizzi una sola font, puoi creare delle differenze giocando con il peso e le dimensioni. Ad esempio, puoi combinare due versioni della stessa font nella versione Black e Light.

Facciamo un esempio di schema più complesso: uno schema di 3 font.

schema font per presentazione

La terza font va utilizzata strategicamente per dare enfasi a singole parole oppure utilizzata soltanto in quelle slide che rappresentano una parentesi, una cesura oppure che stressano un concetto.

Facciamo un esempio con uno schema a due font. Nella seguente immagine una font più particolare, quella di “Convinci lo spettatore”, viene abbinata ad una molta semplice. In questo modo sei sicuro di non sbagliare e allo stesso tempo produrre un effetto molto gradevole.

esempio abbinamento font presentazioni

Se hai difficoltà a creare una combinazione di font soddisfacente, puoi utilizzare anche combinazioni già pronte che si riescono a trovare facilmente su Google cercando con le parole chiave “Font Combos”, “Font Combinations” o “Typeface Combinations”. Qui ne hai un esempio.

Typegenius è un ottimo tool per aiutarti con il Font Pairing!

Cura anche l’interlinea: non far sovrapporre le ascendenti e le discendenti delle lettere. Se stai utilizzando due font, meglio creare una casella di testo per ogni font di modo da poter gestire l’interlinea tra le diverse font semplicemente muovendo la casella di testo. Infatti, utilizzando font diverse avrai la necessità di ridurre o aumentare l’interlinea, come nel seguente esempio.

giocare con i font nelle presentazioni

Ogni software è dotato di una libreria di font predefiniti dove solitamente si trovano le font più comuni e quindi anche più viste. Se vuoi distinguere la tua presentazione potresti aver bisogno di aggiungere nuove font alla tua libreria oppure scegliere in maniera accurata tra quelle già presenti.

Puoi trovare nuove font, gratuite e pagamento, all’interno delle seguenti piattaforme:

Ti basterà scaricare la font, unzipparla e installarla nel tuo computer. In questo articolo sono descritte le procedure per installare una nuova font su Windows, Mac e Ubuntu.

Quando si hanno molte font sul computer diventa un problema visualizzarle tutte e scegliere quella giusta. Myfontbook ti permette di visualizzare tutte le font presenti nella tua libreria, catalogarle e creare una lista di preferiti. Ma la caratteristica più interessante di questo tool, che ti farà risparmiare molto tempo, è la possibilità di ottenere l’anteprima immediata di una parola in una particolare font. Utilissimo. Ancora più utile quando, per esempio, hai bisogno di trovare una font che abbia la À. Infatti il problema di molte font è che non dispongono di alcune accentate maiuscole.

Hai trovato in giro una grafica con una font che ti ha folgorato ma non ne conosci il nome? Con WhatTheFont puoi trovare il nome della font da un’immagine o uno screenshot.

L’argomento è molto complesso e ti invito ad approfondirlo. Ma è soltanto con l’esperienza e l’osservazione di altre presentazioni che riuscirai a sviluppare un occhio particolare anche per l’abbinamento delle font. Nella seguente infografica sono contenute le regole più importanti da rispettare per uscire vincenti dal Font Pairing, visita il blog di Designmantic per vederla in dimensioni più grandi.

infografica font presentazioni

Risorse sul Font Pairing:

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Le immagini

 

Le immagini, come le storie, sono un potente strumento mnemonico perciò non limitiamoci a raccontare ma diamo una forma visuale alle nostre idee.

Le immagini ci permettono di generare nel pubblico una risposta emotiva immediata, trasformando una semplice frase in un abbozzo di storia. Lascia che siano le immagini a guidare il discorso perché saranno ricordate e assimilate molto meglio delle parole: infatti le persone ricordano le informazioni presentate sotto forma di immagine 6 volte più facilmente che quelle di testo!

It’s called the Picture Superiority Effect, and it refers to a large body of research, which shows that humans more easily learn and recall information that is presented as picturesthan when the same information is presented in words. Fonte.

Dal punto di vista tecnico ci sono alcuni appunti da fare:

- Le immagini non devono essere sgranate, se non sono disponibili nella dimensione di cui abbiamo bisogno è meglio rinunciarci.

- L’immagine deve occupare tutta la slide, deve avere un ruolo da protagonista: è finita l’epoca delle clipart oppure delle immagini centrali nella slide.

immagini presentazione

- Il testo sull’immagine deve creare contrasto altrimenti sarà meglio aggiungere un box di sfondo dietro al testo per assicurarci che sia leggibile.

- Quando dobbiamo prendere delle screenshot, aumentiamo la dimensione dei caratteri direttamente nel browser di modo da prendere una screenshot molto grande e quindi leggibile, ma non sgranata.

L’immagine deve essere evocativa, deve saper rappresentare in maniera adeguata un’idea oppure di un’emozione. A me piace utilizzare anche immagini che ormai risiedono nella memoria collettiva e che per questo sono forti, sia per creare avvicinamento tra il presentatore ed il pubblico sia per suscitare emozioni. Nelle presentazioni può essere utile evocare personaggi della storia, della scienza, dei film o dei cartoni animati che ti aiuteranno a costruire delle storie e ad evocare nel pubblico ricordi e sensazioni piacevoli procurando sorrisi e/o ispirazione.

I personaggi sono un potente mezzo per avvicinare il pubblico alla nostra idea.

presentazioni evocative

Non scegliamo immagini banali, scontate, stock. Ma nemmeno immagini che rispecchino fedelmente le nostre parole. Cerchiamo di andare oltre, cerchiamo di trovare immagini che conducano al nostro significato per un percorso laterale, richiedendo la partecipazione attiva di chi guarda. Le immagini che funzionano meglio sono quelle che richiedono una partecipazione del pubblico per la comprensione del messaggio visuale.

presentazioni particolari

Dalla scelta delle immagini dipende molto del successo della tua comunicazione. Non fare l’errore di pensare che tutte le immagini siano uguali e che non rivestano un ruolo importante nella comunicazione del tuo messaggio. La cura dei dettagli come le immagini rifletterà la tua professionalità e l’autorevolezza del tuo messaggio.

Riepilogando, le immagini che funzionano sono:

  • molto contrastate;
  • con pochi dettagli e uno sfondo semplice;
  • con volti sorridenti che guardano l’obiettivo;
  • immagini magnetiche ma che non sembrino una pubblicità;
  • immagini naturali e non stock.

Qui ti lascio una lista di siti dove trovare immagini gratuite disponibili per il riutilizzo commerciale ma prima leggi sempre le condizioni del sito perché potrebbero cambiare:

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Linguaggio del corpo

 

Se l’influenza nella comunicazione viene conferita per il 55% dal linguaggio non verbale, allora capire come saper gestire i propri movimenti durante una presentazione diventa fondamentale.

Ce lo diceva già lo scienziato Albert Mehrabian nel 1967:

Il linguaggio del corpo (non verbale) influirebbe nei confronti dell’interlocutore per il 55%, la voce (paraverbale) per il 38%, mentre il contenuto (verbale) solamente per il 7%.

Se sei convinto anche tu che presentare sia una performance, oltre a realizzare delle slide efficaci e creare un discorso persuasivo e stimolante, devi imparare ad essere consapevole anche dei tuoi movimenti. Come uno sport oppure una danza.

presentare come performance

Nella presentazione The 10 Worst Body Language Presentation Mistakesl’agenzia Soap ci spiega quali gesti e quali posture evitare durante una presentazione in pubblico.

1. Non incrociare le braccia

In questo modo trasmetti chiusura, difesa, cioè l’opposto di ciò che vorresti comunicare. Durante una presentazione invece dovresti comunicare disponibilità e fiducia in te stesso.

2. Non dare mai le spalle al pubblico

Così facendo non darai al tuo pubblico la giusta considerazione, non lo stai facendo sentire importante. Le persone hanno bisogno di poter guardare il tuo viso e coglierne le espressioni: solo così si faranno veramente coinvolgere da te.

Per non cadere nell’errore di volgere la spalle al pubblico è necessario preparare il discorso in anticipo, in modo da essere padroni dei contenuti e conoscere già a memoria il filo logico del discorso. In questi casi avere un computer davanti o un tablet in mano può aiutare.

3. Non fuggire il contatto visivo

Guarda il tuo pubblico cercando di stabilire un rapporto diretto con le persone in sala, individuando quelle che ti stanno dando un buon feedback: ciò ti aiuterà a proseguire più spedito e sicuro nella tua presentazione. Stabilire un contatto visivo con il pubblico è un elemento fondamentale per il successo del tuo speech.

4. Non fissare sempre lo stesso punto

Anche guardare un punto fisso comunica insicurezza. Prova a guardare diverse persone nella sala, sia al centro, davanti a te, che ai lati. Di solito io cerco alcuni volti come riferimento in diverse posizioni della sala, questo mi aiuta a non perdere la concentrazione ma allo stesso tempo a pormi in una situazione di dialogo reale con il pubblico.

5. Non restare nella stessa posizione

Non assumere un’unica posizione durante tutta la presentazione: oltre a risultare noioso, non starai sfruttando il linguaggio del corpo per dialogare con il tuo pubblico. Sentiti a tuo agio, cura la tua presenza estetica in modo da sentirti libero nei movimenti corporei. Il cervello ha bisogno anche di movimento per sentirsi coinvolto. Muoversi un po’ fa bene e darà ritmo alla tua performance, romperà la routine e risveglierà l’attenzione dell’audience.

6. Non camminare troppo e troppo in fretta

Muoversi un po’ va bene ma senza esagerare, altrimenti sembrerai nervoso e farai innervosire anche il tuo pubblico. Se riuscirai ad attribuire un significato ai tuoi movimenti, ti aiuteranno a trasmettere il tuo messaggio con più forza e decisione.

7. Non ripetere sempre gli stessi gesti

I gesti servono ad enfatizzare il messaggio e devono accompagnare le parole arricchendole di significato. Una gesticolazione sempre uguale risulterà meccanica e sarà di ostacolo alla tua comunicazione. Invece dovrai variare i gesti in maniera naturale, affinché accompagnino in maniera armoniosa il tuo discorso.

8. Non ti agitare

Eh eh eh. Sembra facile ma quando siamo davanti al pubblico l’emozione prende il sopravvento, la voce trema e il corpo si muove in maniera frenetica. Se mostri segni di agitazione però, il tuo pubblico si concentrerà su questi e non su quello che stai dicendo. Sii consapevole del tuo corpo e del linguaggio non verbale che stai utilizzando.

Per ottenere questo risultato hai bisogno di provare più volte il tuo discorso prima della performance, diventarne padrone il più possibile. Filmarsi o registrare la propria voce, può aiutare a memorizzare la presentazione ed acquistare più sicurezza, anche nel linguaggio non verbale.

9. Non parlare troppo veloce, lento o a voce bassa

Bisogna trovare la via di mezzo.

Parlare troppo veloce impedirà al pubblico di seguire con attenzione la tua presentazione; ma parlare troppo piano o a voce bassa, lo farà addormentare. Non dimenticare mai che il tuo primo obiettivo è quello di gratificare il tuo pubblico e renderlo partecipe di un’esperienza unica.

La voce è uno degli strumenti più potenti della presentazione ma devi imparare ad utilizzarla in maniera intelligente.

10. Non dimenticare di sorridere

Sorridere significa trasmettere entusiasmo e apertura verso il pubblico. Facilita l’interazione e la partecipazione delle persone alla discussione. Non dimenticare di sorridere è fondamentale per far sentire il pubblico a proprio agio, stabilire una connessione e trasmettere alle persone la voglia di ascoltarti con sempre maggiore attenzione.

Io dico sempre che anche se non ti senti a tuo agio, anche se sei emozionato, anche se è una brutta giornata, bisogna lo stesso sforzarsi di sorridere e sembrare in piena forma. In fondo le persone sono venute per ascoltare te e tu devi dare qualcosa in cambio. Un sorriso mi sembra il minimo.

Abbiamo visto cosa non fare con il linguaggio non verbale, adesso vediamo in positivo quali sono gli atteggiamenti da tenere e 5 buone regole da non dimenticare mai.

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My Takeaway

 

Se in questa guida hai visto tante cose per te nuove, allora sarà normale che le prime volte che proverai a realizzare una presentazione applicando questi consigli non riuscirai a seguirli proprio tutti. Dovrai prima assorbire l’approccio e familiarizzare con i principi di base per poi, piano piano, arrivare ad utilizzare anche le tecniche più avanzate.

L’importante è che modifichi il tuo approccio e cominci a pensare alla tue slide e al tuo speech in maniera diversa. Il resto verrà dopo.

Il miglioramento continuo è meglio della perfezione in ritardo. Mark Twain

Quello che ti consiglio è di procedere per step: nelle prossime slide cerca intanto di seguire la regola “un concetto per slide” e di abbandonare il template in favore di una diapositiva molto semplice con uno sfondo uniforme e una dimensione dei caratteri più grande di quella che utilizzavi prima, per poter essere letta senza sforzo dal pubblico.

Saluta anche gli elenchi puntati quando contengono nozioni molto lunghe, mentre se contengono un elenco di strumenti o di caratteristiche (insomma frasi brevi, aggettivi, nomi) allora puoi continuare ad utilizzarli cercando di dare loro una forma più interessante.

Alle slide solo testo alterna anche immagini che riempiano tutta la diapositiva: queste immagini ti saranno utili per dare forza alle tue idee oppure generare emozioni.

Per fare queste piccole cose non serve essere grafici e le tue slide ne beneficeranno da subito.

Quando ti sentirai ferrato su questi aspetti, allora potrai concentrarti man mano sugli altri, ad esempio dedicandoti con maggiore attenzione alla struttura delle tue presentazioni, ideando un inizio ed un finale ad effetto.

Se con la lettura di questa guida sarai riuscito a modificare il tuo approccio, migliorare presentazione dopo presentazione verrà naturale. Cerca di cogliere i momenti d’ispirazione anche affidandoti alla carta, così come di trarre spunti ed insegnamenti da chi già fa ottime presentazioni. Su Slideshare ogni giorno puoi visitare la sezione Top SlideShares dove vengono raccolte le migliori presentazioni: visitarla con regolarità ti aiuterà a sviluppare l’occhio e a capire come trovare il tuo stile.

Ognuno ha un proprio stile da trovare e migliorare così come ti capiterà di scoprire che due presentazioni diverse meritino uno stile completamente diverso. Con l’esercizio, l’osservazione e, perché no, seguendo i consigli di Notemplate tu diventerai sempre più bravo ed il tuo pubblico sarà sempre più soddisfatto.

Quindi, perché questa guida?

presentare con passione

Non voglio annoiarti con il solito discorso secondo il quale la cura dei dettagli riflette la nostra professionalità e preparazione. Anche se tutto ciò è vero, voglio parlarti di qualcosa che mi sta più a cuore.

Questa guida nasce per chi, come me, pensa che produrre buoni contenuti – in questo caso buone presentazioni – significhi in primis avere rispetto e amore per il proprio pubblico. Significa pensare prima alla gratificazione degli altri e mettere in secondo piano la nostra pigrizia o mancanza di tempo.  

Il modo migliore per dimostrare gratitudine al tuo pubblico, piccolo o grande che sia, è quello di dare il meglio di te. Questo è secondo me l’aspetto più importante ed è quello che mi spinge a cercare di fare sempre meglio.

L’amore è attenzione e cura dei dettagli. Ma di quale amore stiamo parlando? Dell’amore per il tuo pubblico oppure per chi ti ha invitato a tenere uno speech, ma anche dell’amore per il tuo lavoro o la tua passione. Ma prima di tutto c’è un altro amore, ancora più importante, ed è l’amore per te stesso che ti spinge a cercare e a dare sempre il meglio.

Scava per trovare ciò che veramente è importante per te e rende unica la tua connessione all’argomento della presentazione. Si tratta di capire come l’argomento della tua presentazione si inserisce nella tua ricerca e crescita personale, come entra a far parte della tua identità.

bravo-speaker-presentazioni

Apriamoci con gli altri: ci sentiremo più soddisfatti, leggeri, compresi e allo stesso tempo saremo degli speaker più coinvolgenti. Ma il vero segreto per essere dei bravi speaker è quello di “essere felici”, provare quella felicità che è data dal perseguire con tutte le energie un obiettivo perché quell’obiettivo per noi è una faccenda vitale, una questione di identità. È quella ricerca senza la quale non ci sentiremmo nemmeno più noi, una seconda pelle che dà forma a tutto quello che siamo e facciamo.

La passione non è “cosa ci piace” ma “chi siamo”.

Il mio augurio è che le tue prossime presentazioni siano occasioni per approfondire non solo gli aspetti tecnici e quindi più ostici, ma soprattutto quelli emozionali e più piacevoli del tuo mestiere. Buone presentazioni.

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